É um fato que, com a mudança no comportamento da sociedade devido à evolução tecnológica, as empresas têm aderido à medidas cada vez mais inovadoras para que possam atender às demandas do mercado. Nesse mesmo contexto, muitas mudanças também têm sido realizadas no ambiente organizacional, como o trabalho realizado sem que o colaborador precise estar presente na estrutura física do negócio.
Apesar de ser uma prática antiga em algumas áreas, como comunicação e TI, por exemplo, o modelo de trabalho Home Office passou a ter destaque recentemente por conta da pandemia do COVID-19. A necessidade de isolamento social, somada ao fato de que a economia não pode parar, são fatores que têm despertado o interesse de muitos empresários no assunto.
Se você entende que este é o momento de adotar a metodologia em seu negócio, acompanhe a leitura do artigo de hoje, pois mostraremos as principais práticas para gerenciar uma equipe Home Office. Continue a leitura para conferir!
O que é Home Office?
Como consta no próprio termo, trata-se do trabalho que pode ser realizado diretamente de casa, mas abrange espaços alternativos como locais de coworking, cafés, etc. Em outras palavras, Home Office é uma alternativa na qual o profissional é cobrado pela entrega de demandas específicas, não importa de onde ou como ele as realize. Ou seja, no Home Office o que importa são os resultados, desde que o trabalho seja entregue com a mesma qualidade de que se fosse feito dentro da empresa.
E isso gera muitos benefícios para ambos os lados da história, já que a organização economiza com infraestrutura, pois não terá que gastar com acomodação para seus colaboradores (energia computadores, equipamentos, energia elétrica, aluguel de um imóvel maior, etc). Enquanto o trabalhador não precisa gastar parte de seu dia no transporte público para se locomover até a empresa e pode trabalhar no conforto de seu lar, o que gera ganhos de produtividade muito maiores.
É claro que, para funcionar corretamente, o Home Office precisa ser bem gerenciado. Afinal, pode exigir um pouco de esforço para que a sua equipe consiga se desvencilhar da ideia de que o trabalho só pode ser realizado nas instalações da empresa e durante o expediente comum. Falaremos sobre isso com mais detalhes no próximo tópico.
Como gerenciar sua equipe?
Como você pôde entender até aqui, o modelo Home Office é a tendência para o futuro das relações trabalhistas. A tecnologia tem aberto caminho para que ele se torne cada vez mais comum.
Contudo, é necessário driblar desafios como a procrastinação e falhas de comunicação, que impactam na produtividade e nos resultados. Por isso, neste tópico, você verá algumas formas simples para gerenciar sua equipe.
Alinhe expectativas
O primeiro passo, para quem está iniciando no modelo Home Office em sua empresa, é fazer com que toda a equipe entenda exatamente o que a empresa espera a partir desse momento: resultados.
Em outras palavras, os funcionários precisam ficar atentos para que entendam que trabalhar de casa, por mais informal que pareça, ainda exige responsabilidade e empenho. A melhor maneira de evitar problemas, pelo menos no começo, é estabelecer que o time permaneça online durante um período combinado.
Sempre que alguém precisar se ausentar para almoçar ou descansar, deve avisar os demais membros. Felizmente, hoje podemos contar com o auxílio da tecnologia para que a comunicação em tempo real seja eficiente (falaremos mais sobre isso no próximo tópico).
Resumindo: quanto mais claros forem os detalhes sobre a sua política de trabalho remoto, mais fácil será solucionar quaisquer adversidades que possam acontecer durante a fase de transição.
Utilize a tecnologia para realizar reuniões
Desde que os softwares de troca de mensagens por texto ou videoconferência foram inventados, as barreiras geográficas deixaram de existir no mundo corporativo, pelo menos no que se diz respeito à comunicação.
O que queremos dizer é que, para manter o contato constante, dinâmico e intuitivo com sua equipe, existem ferramentas tecnológicas desenvolvidas para possibilitar que reuniões com todos os membros sejam realizadas a qualquer hora e em qualquer momento, sem que as pessoas estejam presentes no mesmo ambiente físico.
Entre os exemplos de programas — utilizados para esse tipo de funcionalidade — que podemos citar, os principais são o Hangouts, do Google, e o tradicional Skype, da Microsoft. Ambas ferramentas permitem que diversos usuários se comuniquem simultaneamente, o que é ideal para realizar reuniões de trabalho Home Office.
Gerencie as demandas por meio de gerenciadores de tarefas
Para fazer uma gestão assertiva das demandas, existem softwares desenvolvidos especificamente para trabalhos remotos. Trello, Reflow e Runrunt.it, por exemplo, são ótimas ferramentas para gerenciar tarefas.
Nelas, em um dashboard intuitivo pode-se atribuir funções para cada membro da equipe, delegar responsabilidades, estabelecer prazos, entre muitas funções. Elas funcionam como um painel virtual, no qual todos podem interagir como se fosse um ambiente organizacional comum.
Como gestor, você receberá notificações sempre que uma demanda estiver atrasada ou se algum follow-up precisar ser realizado, por exemplo. A melhor parte é que esse tipo de sistema pode ser utilizado tanto no desktop quanto em dispositivos móveis, o que facilita ainda mais a sua utilização.
Cobre produtividade
Por fim, mas não menos importante, atingir objetivos é algo que precisa ser bem definido neste momento. Da mesma forma como alguns colaboradores possam ter dificuldades para se adaptar ao novo formato de trabalho, existem empresários que determinam metas humanamente intangíveis dentro de espaço de tempo que não condizem com a demanda.
Como foi dito no decorrer do post, Home Office se trata de qualidade e não quantidade. Sendo assim, você deve cobrar de seus funcionários que eles sejam produtivos, mas dentro de um cronograma lógico. Isto é, entenda que trabalhar em casa não quer dizer que a equipe deve trabalhar 24 horas por dia.
Portanto, seja justo e cobre o que é possível, pois a sobrecarga de tarefas pode não apenas abalar a relação profissional, como também comprometer os resultados da empresa. Desmotivação e perda de alinhamento são questões que você, certamente, quer evitar.
Considerações Finais
Como você pôde conferir neste conteúdo, o modelo de trabalho Home Office é uma tendência que tem se tornado cada vez mais comum. Por conta da questão de saúde atual, que tem mobilizado o mundo inteiro, é muito importante saber como gerenciar sua equipe no trabalho à distância.
Felizmente, com os avanços tecnológicos nos meios de comunicação, sua empresa não precisa parar e, na verdade, pode usufruir de colaboradores mais produtivos e satisfeitos, o que reflete diretamente nos resultados do negócio.
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