Kanban é um termo de origem japonesa e significa literalmente “cartão” ou “sinalização”.
Este é um conceito relacionado com a utilização de cartões (post-it e outros) para indicar o andamento dos fluxos de produção em empresas de fabricação em série. Em outras palavravas, Kanban pode ser definido como uma forma de gerir demandas através de um quadro, onde pode-se observar rapidamente o status das diferentes tarefas da empresa e/ou determinada equipe.
Este conceito de gestão foi inicialmente utilizado pela Toyota, no japão, com o intuito de ajudar a empresa a manter sua linha de produção eficaz ao utilizar o método de produção, chamado de Just-in-time. No entanto, atualmente este método do gestão é amplamente utilizado no mundo inteiro e nos mais variados mercados, com o intuito de aumentar a agilidade das empresas, mas sem que elas percam o controle de suas atividades.
Tipos de Kanban
Dentro das linhas de produção são usados principalmente dois tipos de Kanban, sendo eles o de produção e de movimentação. O de movimentação notifica os diversos setores de produção de uma linha para quando realizar determinada ação ou quando esperar pela ordem subsequente. Já o de produção é quando colocam-se murais em um espaço que possa ser visualizado por todos os funcionários responsáveis por desempenhar ações naquela linha de produção. Os murais costumam ser divididos em três seções, originalmente: To do (por fazer), Doing (fazendo/em execução) e Done (feito/concluído), sendo que estas seções podem ser alteradas para melhor se adequarem ao negócio ou processo.
Em cada uma destas seções são adesivadas as ações recorrentes de determinada empresa. Nos papéis ou arquivos costuma existir uma breve descrição da atividade a ser realizada, como por exemplo a data de entrega de determinado pedido, valor monetário, observação e o nome do colaborador responsável por executar a demanda, e a medida em que as demandas vão passando de fase, os adesivos são passados de uma seção para outra pelos funcionários responsáveis.
A evolução do Kanban
O Kanban pode ser utilizado com muita eficiência também fora do setor industrial. Empresas dos mais variados setores utilizam a metodologia para gerir suas vendas, finanças, atividades operacionais, e muito mais. E assim como a Toyota no passado, estas empresas estão ganhando agilidade em suas entregas de produtos/ serviços. No entanto, com a ajuda da tecnologia, o mural que era feito de folhas e quadros físicos, foi convertido para o ambiente digital, trazendo ainda mais rapidez, eficiência e novas possibilidades ao processo de comunicação interna da empresa. O Kanban pode ser feito em um simples aplicativo genérico de planilhas em que se possa editar as linhas e colunas com cores, ou ainda em programas feitos especialmente para o uso do Kanban, onde todos os agentes do sistema podem realizar modificações e atualizações nos dados em tempo real.
Veja por exemplo como o Kanban pode ajudar um setor de vendas à identificar facilmente como estão dispostas as demandas comerciais no processo de venda:
Vantagens do Kanban
Algumas características do Kanban provam como é interessante a sua implantação para qualquer empresa. Dentre elas, podemos destacar que, invariavelmente, seu uso limita a quantidade de estoque máximo, restringindo também eventuais gastos desnecessários ou feitos em momentos inadequados na empresa. Quando falamos em um negócio de escritórios ou serviços, podemos destacar por exemplo a criação do funil de vendas, onde todos na empresa podem visualizar como as demandas comerciais estão dispostas, além disso, o acompanhamento de métricas fica mais preciso e a análise de cada status do negócio terá um alinhamento maior com a realidade da empresa. Assim, as estratégias de médio e longo prazo terão uma capacidade maior de geração de lucros.
Em relação à outras rotinas, o sistema Kanban traz uma série de outras vantagens, das quais podemos destacar:
- Eliminação de burocracias
- Agilidade em processos internos
- Integração entre profissionais
- Melhora na gestão de processos
- Redução de custos operacionais
Com a capacidade de se visualizar todo o processo de forma prática, fica mais fácil se livrar da burocracia na atribuição de novas tarefas ou na realização de novos processos, uma vez que as demandas poderão ser identificadas através da própria quantidade de cartões, e não de sistemas burocráticos, documentos, ofícios ou memorandos de difícil circulação pela área de trabalho da empresa.
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