Sigla que vem do inglês Key Performance Indicator, ou traduzida para o português como Indicadores-Chave de Performance, KPI, é uma ferramenta de gestão amplamente utilizada que indica as métricas essenciais para medir a eficiência e/ou processos de uma empresa.
Estes indicadores de desempenho tem como finalidade avaliar a ações realizadas pela empresa e apresentar como estas ações estão impactando o negócio, trazendo assim informações claras para a tomada de decisões mais assertivas.
Vale ressaltar que KPI não é uma meta, mas está intimamente ligada a ela, pois com base na análise dos indicadores que a empresa conseguirá entender se está melhorando seu desempenho, para consequentemente atingir suas metas. Que podem, por exemplo, ser definidas com métodos como o SMART, que ajuda a entender quais objetivos devem ser perseguidos para uma atuação mais estratégica.
Quer saber mais sobre o método SMART para definição de metas? Temos um artigo completo sobre o tema, que você pode acessar clicando aqui
O que precisa ter um bom KPI?
Além de ter métricas que realmente ajudam gestores, e donos de empresas, a medir o negócio, e/ou a performance individual de seus colaboradores, é interessante olhar as métricas mais de perto e analisar cada um de seus KPIs, respondendo, por exemplo, à essas 3 perguntas simples:
- O meu KPI apresenta evidências referentes aos objetivos da minha empresa?
- Ele me ajuda, através de dados, a tomar decisões mais assertivas?
- Ele me oferece a possibilidade de comparação de performance através do tempo?
Ao responder essas perguntas, é possível garantir que o KPI, está permitindo a visualização e o cumprimento de metas ao decorrer do tempo, ajudando na tomada de boas decisões.
Agora que eu criei meu KPI, como usá-lo?
Depois de entender quais KPIs são importantes é interessante ter algumas coisas em mente na hora de medi-los. A partir desse momento, é necessário ficar atento a esses 4 pontos:
- Escolha da ferramenta
- Coleta e monitoramento
- Análise e conclusões
- Melhorias
Escolha da ferramenta
Depois de escolher o que será analisado, é interessante utilizar a tecnologia a favor do seu negócio. E ter uma ferramenta que ajuda na compilação, organização e análise dos dados coletados é bastante importante.
O objetivo da ferramenta é facilitar a vida do gestor permitindo uma inclusão de dados fácil e rápida por parte de seus colaboradores, afinal de acordo com o Hubspot 27% dos vendedores passam mais de 1 hora por dia só acrescentando dados em sistemas engessados e complexos.
Outro ponto importante, é que essa ferramenta permita a visualização desses dados de forma inteligente, através de gráficos e compilação de dados. Para que a análise possa ser feita com efetividade, rapidez e de modo frequente.
Coleta e Monitoramento
Como dito acima, é necessário ter uma constância na análise desses dados, para realmente entender como o seu negócio está indo através do tempo.
Para isso, é também muito importante ter sempre em mente o que se está medindo, e comparado a que. Dado por dado, não tem muita serventia se só informado sem um contexto. Por exemplo, se eu falar “meu irmão ganhou”, você vai querer saber: O que? Onde? Quando? Etc.
Ou seja, seus dados devem responder perguntas, que te ajudam a entender e monitorar o que está acontecendo no seu negócio, em um departamento específico, ou com um colaborador.
Análises e conclusões
Agora com uma boa ferramenta em mãos, com entendimento do que precisa ser respondido, pode-se partir para realmente entender as dores identificadas do seu negócio, ou agradecer seus funcionários pelo bom trabalho.
Aqui, você identifica e analisa com sua equipe as respostas obtidas a partir das suas perguntas iniciais, que podem ser tanto geral como individual. Por exemplo, você percebe que houve um menor número de conversões de um mês para outro de sua equipe, e que um vendedor é melhor em prospecção do que em fechar negócios.
Melhorias
Com as conclusões obtidas, começa a busca por soluções para os problemas encontrados. Nos dois casos apresentados como exemplo é possível pensar em soluções tanto de time como individualmente.
No time que está com pouca conversão, por exemplo, pode-se aplicar um treinamento de vendas, é estimado pela Highspot que a cada dólar investido em treinamento têm-se um retorno de 4,53 dólares. Isso representa um ROI de 353%!
Para o vendedor que está prospectando bem e convertendo pouco pode-se pensar em algumas possibilidades, como implementar um pré-vendas na sua empresa, ou sugerir que ele troque conhecimentos com outro vendedor.
É claro que isso são apenas sugestões, o que vale aqui é entender o negócio, conversar com sua equipe, mudar, e por que não inovar, os seus processos e modos de atuação.
Conclusão
Resumidamente, é necessário primeiro decidir quais metas são importantes para o seu negócio, usando métodos como o SMART, por exemplo, depois cria-se KPIs baseados nessas metas que permitem a análise e tomada de decisão através do tempo.
Além disso é muito importante coletar dados periodicamente, e analisá-los de forma contínua, com uma ferramenta CRM, por exemplo, onde é possível não só unir esses dados como também, analisá-los através de gráficos e cálculos. E por fim, encontrar soluções inteligentes para os problemas encontrados.
Com a Reflow, elevamos a análise de dados para outro patamar, pois ao entender que cada negócio é único e que as metas se diferem de empresa pra empresa (e inclusive são inteligências próprias). Criamos um CRM altamente customizável, que se adequa a qualquer necessidade de negócio. Pois, afinal, como já dizia Peter Drucker, não se pode gerenciar aquilo que não se pode medir.
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