• Bruna Ribeiro

Ciclo PDCA: entenda como ele pode ajudar a impulsionar seu negócio

Atualizado: Mai 6

Para que um projeto dê certo, é preciso um método confirmado e validado de gerenciamento. É neste sentido que surge o ciclo PDCA. A metodologia propõe, a partir de quatro etapas, uma forma de otimizar seus resultados e promover melhorias constantes.


Entenda a seguir como ela pode ajudar sua empresa, veja como aplicar e porque utilizá-la como parte dos seus processos. Acompanhe!

Ciclo PDCA

O que é Ciclo PDCA


O Ciclo PDCA é uma metodologia inspirada no método científico que busca implantar melhorias em processos, produtos e serviços. Para isso, o modelo utiliza de quatro etapas básicas: Plan, Do, Check e Act.


Criado pelo físico norte-americano Walter Andrew Shewhart, pode ser visto como um framework de gerenciamento de qualidade. Isso porque a metodologia permite a tomada de decisões facilitadas, auxiliando no controle eficaz da produção. Além disso, intuitivo e fácil de aplicar, pode ser usado por empresas de todos os formatos e tamanhos.


Como resultado, tornou-se uma ótima escolha para otimizar a gestão de projetos e o planejamento estratégico, ambos passos fundamentais em qualquer empreendimento. Vale lembrar que o Ciclo PDCA não é uma ferramenta e sim uma metodologia...


Por que utilizar o Ciclo PDCA


Mais que só propor um processo de melhorias, o Ciclo PDCA tem como propósito compreender o problema, entender como ele surge e buscar uma solução. Sempre baseado nas causas e consequências do mesmo para conquistar os melhores resultados.


Na gestão de projetos, para além de só identificar um problema, é importante compreender de que modo ele surge e como afeta o seu planejamento. Neste sentido, a metodologia mostra-se como uma oportunidade de não só resolver a situação, como auxiliar na compreensão do todo.


Dessa maneira, o gestor consegue encontrar o que precisa fazer para melhorar os seus resultados. Outras vantagens de sua aplicação são:


  • otimização dos processos;

  • redução de custos e riscos;

  • maior eficácia em todas as etapas;

  • resolução rápida de problemas e fatores impeditivos para o crescimento.utside Sales é o modelo de vendas tradicional que conhecemos, em que todo o processo é feito de forma presencial. Cabe ao representante guiar toda a transação, investindo em relacionamentos para gerar novas vendas.


Quais são as etapas do Ciclo PDCA


Plan, Do, Check e Act. Pensado em forma de um circuito de quatro etapas, o princípio do PDCA é a melhoria contínua. Assim sendo, logo após o término das quatro etapas básicas, a ideia é que o processo comece novamente. Sempre buscando melhorias e pontos de otimização. Entenda a seguir como funciona:


Plan


Plan ou Planejar, o propósito da primeira etapa é identificar o problema, analisar o que está acontecendo, definir objetivos e elaborar um plano de ação. Nesta primeira parte, as ferramentas de gestão, como o próprio SCRUM, definições metas SMART, entre outros, podem ser utilizadas para definir prioridades.


A finalidade de todo esse planejamento é criar uma estratégia baseada em um desafio real, não só em suposições. Como é o primeiro passo, que delimita todos os seguintes, é recomendado um cuidado a mais.


É aqui também que você determina qual problema será resolvido, quais objetivos serão trabalhados e qual método será utilizado para cumprir com isso tudo.


Do


Do ou Fazer é a etapa seguinte. Com o planejamento em mãos, é hora de começar a executar. Ao cumprir com cada uma das ações elaboradas, é preciso coletar os dados para análise futura. Portanto, a documentação é um passo essencial no Do.


Antes de começar a execução, capacite toda a sua equipe e realize treinamentos. O propósito de tal ação é alinhar todos os participantes de modo a evitar erros básicos. Além do mais, facilita todo o processo de gerenciamento e reduz as chances de erros simples.


Caso mesmo após tudo isso, os problemas continuem, retorne a etapa de planejamento e veja onde o problema está acontecendo. Um mau planejamento pode ocasionar erros na execução.


Resumidamente: treine, execute, mude os processos se necessário e registre.


Check


A etapa de Check ou Acompanhar consiste em comparar os resultados obtidos com os resultados esperados. Ou seja, depois de ter feito o planejamento e executado as ações, chega o momento de analisar os ganhos e perdas, vendo o que pode ser melhorado.


Quanto mais cedo for realizado, maiores são as chances de corrigir o que não deu certo. Da mesma forma que nas etapas anteriores, é necessário uma metodologia para garantir eficácia no processo.


Logo, meça os resultados em relação às metas e aproveite para validar o plano de ação e de execução. Não esqueça de conferir:

  • o cumprimento de prazos;

  • os resultados conquistados;

  • o que pode ter causado o descumprimento de algum objetivo;

  • o que ter causado o cumprimento de algum objetivo;

  • os pontos fortes e fracos do planejamento.


Um software de gestão pode ajudar nessa organização e em um melhor direcionamento de todo o processo.


Act


Na última etapa, Act ou Agir, a partir de tudo o que foi feito até então, conheça e avalie o seu processo. Caso os objetivos tenham sido alcançados, registre o que foi feito e padronize. Caso não tenham sido alcançados, faça uma análise do plano de ação ou execução em busca das causas.


Como o objetivo do PDCA é a melhoria contínua, corrija o que deu errado, melhore o que pode ser melhorado e repita o que deu certo. Todas as mudanças devem ser embasadas em uma estratégia ou em algum dado concreto. Somente o achismo não é suficiente.


Afinal, estamos falando de um método. Método requer rigor e validação.


Quais são as dicas para quem vai aplicar o PDCA pela primeira vez


Como o Ciclo PDCA é um método, requer que todas as etapas sejam cumpridas na ordem para dar certo. Todas elas são importantes e possuem a sua função para um planejamento de qualidade.


A primeira dica que podemos dar é referente a utilização. Dê o devido valor para as etapas. Trate-as com a mesma importância. Depois disso, sempre registre e analise os resultados obtidos. Como falamos de aprimoramento contínuo, erros e acertos podem ser insights para otimizações futuras.


Para mais, padronize resultados e use as ferramentas de gestão ao seu favor. Ao final, não se esqueça, repita o ciclo sempre em busca da sua melhor versão.


Conclusão


Como vimos ao longo deste artigo, o Ciclo PDCA pode ser um ótimo aliado para a gestão de projetos e o planejamento estratégico. A partir de um método de otimização contínua, as etapas propostas auxiliam a implantar melhorias em processos, produtos ou serviços. Por causa disso, é muito utilizado em empresas de todos os tamanhos, dos mais variados setores e tipos de empreendimento.


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